Toma mejores decisiones desde tu centro de control

Un cuadro de mando es una pantalla con los indicadores clave de la empresa, los KPIs, calculados de forma automática a partir de sus datos y siempre al día. Un informe es una foto de un momento concreto que alguien prepara a mano y envejece en cuanto se envía. El cuadro no se prepara, se abre. En inglés se llama dashboard, y la disciplina, business intelligence (BI).

Depende de cuántas fuentes haya y de lo que implique integrarlas, pero el coste siempre tiene dos partes: el montaje, que se paga una vez (conectar las fuentes, limpiar los datos y construir los primeros cuadros) y una cuota mensual de servidor, copias de seguridad y mantenimiento, si es necesario.

Un primer cuadro con dos o tres fuentes suele estar en uso en pocas semanas. Cuantas más fuentes y más desorden en los datos, más tiempo se va en la parte de preparación.

Los que cambian una decisión, y pocos. Lo habitual es empezar por facturación, margen, tesorería prevista y cobros pendientes, y seguir con ventas y operaciones. Cinco o seis indicadores por pantalla o departamento; si hacen falta más, es otro cuadro para otro equipo.

Con casi cualquiera que tenga exportación o API: Holded, Sage, A3, Odoo, tiendas Shopify o WooCommerce, los CRM habituales, movimientos bancarios y hojas de cálculo de Google o Excel. Si usas algo muy particular, lo comprobamos antes de comprometernos.

Para mirar lo que pasa dentro de Holded, sí. El problema empieza cuando la respuesta necesita algo de fuera, como los objetivos que están en un Excel, las oportunidades del CRM o las horas de un proyecto. Un cuadro de mando útil casi nunca sale de una sola herramienta, y por eso juntamos todas las fuentes en una base de datos tuya. Lo mismo con Sage, A3 u Odoo.

No. Muchas veces el Excel sigue siendo la fuente de algún dato que solo existe ahí. Lo que cambia es que nadie tiene que copiar de él: se lee solo.

Depende de lo que ya tengas. Excel sirve para analizar, pero hay que alimentarlo a mano. Looker Studio es gratuito y va bien con datos sencillos, y se queda corto con permisos por usuario y muchas fuentes. Power BI es potente y tiene licencia por usuario. Metabase es de código abierto, sin licencias por usuario y fácil para quien no es técnico, y es el que montamos por defecto por su rapidez.

Lo mantienes. Nuestra parte es que los datos lleguen limpios y juntos a una base de datos; encima puede ir Metabase, Power BI o lo que uses.

Depende de la fuente. Lo habitual es actualizar cada noche o cada pocas horas; si algo necesita ser inmediato, se puede. Lo decidimos pregunta a pregunta, no para todo el sistema.

En tu base de datos, en tu servidor o en el que elijas. Quién ve qué se define por usuario: dirección lo ve todo, cada responsable su equipo y cada comercial sus clientes. Y si un día dejas de trabajar con nosotros, la base de datos y los cuadros siguen siendo tuyos.

Sí, si tú lo autorizas. Metabase permite crear preguntas y gráficos sin escribir código, y te enseñamos a hacerlo. Los cuadros principales los dejamos protegidos para que nadie los rompa sin querer, y cada persona puede tener los suyos.

Arreglar datos que se meten mal. Si en el CRM cada comercial escribe el nombre del cliente como quiere, lo primero será ordenar eso, y te lo diremos antes de empezar. Tampoco sirve un panel con cuarenta gráficos: un cuadro que no se mira no sirve de nada, por eso empezamos por pocas preguntas.

Con el ritmo de la decisión que ayuda a tomar. Tesorería y operaciones, cada día. Ventas, cada semana. Margen y rentabilidad, cada mes. Para lo que no puede esperar están los avisos, que llegan por correo o por WhatsApp sin que nadie abra nada, cuando se cruza un umbral o ocurre un cambio de tendencia.

Donde los datos están repartidos. Facturación por un lado, CRM por otro y Excel en medio; operaciones con pedidos, rutas e incidencias; grupos con varias sociedades que necesitan verlo todo junto; o una dirección que pide los números y los recibe con días de retraso. Si alguien dedica horas cada semana a preparar informes, casi seguro que encaja.

El cuadro de mando integral es una metodología de estrategia que ordena los objetivos de la empresa en cuatro perspectivas, que son finanzas, clientes, procesos y aprendizaje. Un cuadro de mando operativo, que es lo que montamos, enseña los números del día a día. Uno puede alimentar al otro.

Sí. La puesta en marcha incluye una sesión con quienes van a usar el cuadro. El mantenimiento va en la cuota mensual, con servidor, copias de seguridad, vigilancia de las cargas de datos y ajustes cuando una fuente cambia.