Pren millors decisions des del teu centre de control

Un quadre de comandament és una pantalla amb els indicadors clau de l'empresa, els KPI, calculats de manera automàtica a partir de les seves dades i sempre al dia. Un informe és una foto d'un moment concret que algú prepara a mà i envelleix tan bon punt s'envia. El quadre no es prepara, s'obre. En anglès es diu dashboard, i la disciplina, business intelligence (BI).

Depèn de quantes fonts hi hagi i del que impliqui integrar-les, però el cost sempre té dues parts: el muntatge, que es paga una vegada (connectar les fonts, netejar les dades i construir els primers quadres) i una quota mensual de servidor, còpies de seguretat i manteniment, si cal.

Un primer quadre amb dues o tres fonts sol estar en ús en poques setmanes. Com més fonts i més desordre en les dades, més temps se'n va en la part de preparació.

Els que canvien una decisió, i pocs. El més habitual és començar per facturació, marge, tresoreria prevista i cobraments pendents, i continuar amb vendes i operacions. Cinc o sis indicadors per pantalla o departament; si en calen més, és un altre quadre per a un altre equip.

Amb gairebé qualsevol que tingui exportació o API: Holded, Sage, A3, Odoo, botigues Shopify o WooCommerce, els CRM habituals, moviments bancaris i fulls de càlcul de Google o Excel. Si fas servir alguna cosa molt particular, ho comprovem abans de comprometre'ns.

Per mirar el que passa dins d'Holded, sí. El problema comença quan la resposta necessita alguna cosa de fora, com els objectius que són en un Excel, les oportunitats del CRM o les hores d'un projecte. Un quadre de comandament útil gairebé mai no surt d'una sola eina, i per això ajuntem totes les fonts en una base de dades teva. El mateix amb Sage, A3 o Odoo.

No. Moltes vegades l'Excel continua sent la font d'alguna dada que només existeix allà. El que canvia és que ningú no n'ha de copiar: es llegeix sol.

Depèn del que ja tinguis. Excel serveix per analitzar, però cal alimentar-lo a mà. Looker Studio és gratuït i va bé amb dades senzilles, i es queda curt amb permisos per usuari i moltes fonts. Power BI és potent i té llicència per usuari. Metabase és de codi obert, sense llicències per usuari i fàcil per a qui no és tècnic, i és el que muntem per defecte per la seva rapidesa.

El mantens. La nostra part és que les dades arribin netes i juntes a una base de dades; a sobre hi pot anar Metabase, Power BI o el que facis servir.

Depèn de la font. El més habitual és actualitzar cada nit o cada poques hores; si alguna cosa ha de ser immediata, es pot fer. Ho decidim pregunta a pregunta, no per a tot el sistema.

A la teva base de dades, al teu servidor o al que triïs. Qui veu què es defineix per usuari: direcció ho veu tot, cada responsable el seu equip i cada comercial els seus clients. I si un dia deixes de treballar amb nosaltres, la base de dades i els quadres continuen sent teus.

Sí, si tu ho autoritzes. Metabase permet crear preguntes i gràfics sense escriure codi, i t'ensenyem a fer-ho. Els quadres principals els deixem protegits perquè ningú no els trenqui sense voler, i cada persona pot tenir els seus.

Arreglar dades que s'introdueixen malament. Si al CRM cada comercial escriu el nom del client com vol, el primer serà endreçar això, i t'ho direm abans de començar. Tampoc no serveix un panell amb quaranta gràfics: un quadre que no es mira no serveix de res, per això comencem per poques preguntes.

Amb el ritme de la decisió que ajuda a prendre. Tresoreria i operacions, cada dia. Vendes, cada setmana. Marge i rendibilitat, cada mes. Per al que no pot esperar hi ha els avisos, que arriben per correu o per WhatsApp sense que ningú obri res, quan es creua un llindar o hi ha un canvi de tendència.

On les dades estan repartides. Facturació per un costat, CRM per un altre i Excel pel mig; operacions amb comandes, rutes i incidències; grups amb diverses societats que necessiten veure-ho tot junt; o una direcció que demana els números i els rep amb dies de retard. Si algú dedica hores cada setmana a preparar informes, gairebé segur que encaixa.

El quadre de comandament integral és una metodologia d'estratègia que ordena els objectius de l'empresa en quatre perspectives, que són finances, clients, processos i aprenentatge. Un quadre de comandament operatiu, que és el que muntem, ensenya els números del dia a dia. L'un pot alimentar l'altre.

Sí. La posada en marxa inclou una sessió amb els qui faran servir el quadre. El manteniment va a la quota mensual, amb servidor, còpies de seguretat, vigilància de les càrregues de dades i ajustos quan una font canvia.